So wird die myfactory-Software bei Ihnen eingeführt

Die Einführung eines ERP-Systems bringt in Unternehmen tiefgreifende Veränderungen für die Prozessabläufe und die Mitarbeiter des Unternehmens mit sich. Grundsätzlich folgt ein solches Projekt zwar den üblichen Regeln und Abläufen des Projektmanagements, doch aufgrund der zentralen Bedeutung eines ERP-Systems für die gesamte Unternehmung müssen verschiedene Aspekte tiefergehend beleuchtet werden.
Darüber hinaus existieren einige spezifische Fallstricke, an denen die ERP-Einführung in der Praxis – insbesondere bei kleinen und mittelständischen Unternehmen – häuig scheitert oder die im Nachhinein zu schwerwiegenden Folgen für die Prozessabläufe innerhalb des Unternehmens führen können.

Phase 1: Projektdefinition

Am Anfang eines jeden ERP-Projekts steht ein interner Auftrag. Es werden Ziele festgelegt, Verantwortliche definiert und Rollen zugewiesen. Der abschliessende Meilenstein dieser Phase ist eine schriftliche Projektdefinition, die als Rahmen für die Projektierung gilt.

Phase 2: IST-Analyse und SOLL-Konzeption

Im Anschluss nimmt das Projektteam seine Arbeit auf und konkretisiert die Zielsetzungen durch eine IST-Analyse, Aufnahme der Prozesse und Befragung der Mitarbeiter. Diese Phase mündet in dem Meilenstein eines erstellten Lastenheftes, das die Anforderungen an das neue ERP-System schriftlich dokumentiert.
Das Lastenheft enthält dabei u.a. die abzubildenden Unternehmensprozesse, Informationen zur Datenmigration und generelle Anforderungen, wie beispielsweise eine mobile Nutzung oder die Nutzung einer cloudbasierten Software-as-a-Service (SaaS) Lösung.

Phase 3: Anbieterauswahl

Erst nach der konkreten Bedarfsformulierung kann zielführend ein passender Anbieter gesucht und gefunden werden. In diesem Zeitraum werden ganz klassisch Gespräche und Produktpräsentationen durchgeführt.
Die Phase wird abgeschlossen durch den Meilenstein der Entscheidung für einen Anbieter, der in der Praxis häufig eine vorherige Eingrenzung auf 3-5 Lösungen vorangeht. Häufig wird dabei das Lastenheft aus Phase 2 in ein Pflichtenheft überführt, das die Lösungen des Anbieters abbildet und wesentlicher Vertragsbestandteil wird.

Phase 4: Entwicklungs- und Testumgebung

Nach der Auswahl des geeignetsten Anbieters wird häufig innerhalb weniger Tage eine Basisversion der Anwendung in einem abgetrennten IT-System installiert und zur Verfügung gestellt. Diese Testumgebung wird dann als zentrale Entwicklungs- und Überprüfungsinstanz genutzt.
In dieser Phase ist das Vorgehen normalerweise von hoher Agilität geprägt. Den abschliessenden Meilenstein bildet die Abnahme des Testsystems inklusive der Datenübernahme und Funktionsüberprüfung, wodurch das Fundament für den Live-Betrieb gelegt wird.

Phase 5: Live-Betrieb

Im Anschluss an die Abnahme der Test-Umgebung wird die Software in den laufenden Betrieb überführt. Dazu sind einige Vorbereitungen zu treffen, Echtdaten werden übernommen, Mitarbeiter geschult und gegebenenfalls ein Altsystem parallel weitergeführt. Zu dieser Zeit ist die Arbeitsbelastung bei allen Beteiligten extrem hoch und damit die Gefahr des Scheiterns besonders gross.
Beendet wird diese Phase durch eine erfolgreiche Einführung, die gemessen wird an der Funktionsfähigkeit des Systems nach vorab definierten Kriterien. Insbesondere cloudbasierte SaaS Produkte spielen hier erfahrungsgemäss ihre Stärke voll aus, indem der Schritt zum Live-Betrieb zeitnaher realisiert werden kann, da keinerlei Anpassungen an der Inhouse-IT vorgenommen werden muss.

Phase 6: Dokumentation und Optimierung

Nach der erfolgreichen Einführung des ERP-Systems werden wichtige Aufgaben zur nachhaltigen Erfolgssicherung durchgeführt. Dazu gehören sicherlich die ausführliche Dokumentation des Systems, die fortwährende Schulung aller Mitarbeiter und die laufende Optimierung von Anwendung und Prozessen.
Obgleich die Verbesserung kontinuierlich erfolgt, lässt sich als abschliessender Meilenstein die erfolgreiche und umfassende Projekt-Dokumentation inklusive durchgeführter Schulungen betrachten sowie der tatsächliche Einsatz des Live-Systems durch die Mitarbeiter bewerten.
Auch eine abschliessende Evaluierung des Projektes anhand der vorab definierten Rahmenbedingungen und Meilensteile findet häuig in der Retrospektive statt.